הצלחה של פרוייקט תלויה במציאת רעיון טוב לשיפור פרודוקטיביות הצוות שלכם וניהול הפרוייקט עצמו. הרעיונות הטובים ביותר נובעים מהכוונה איך להתמודד עם פרוייקט חדש. התסכול בקרב צוות העובדים יכול להיות גבוהה עקב ניסיונם להגיע ליעדי הפרוייקט כפי שמצופה מהם ומעבר לכך,זאת עבודה בפני עצמה להישאר מעודכנים בפרטי הפרוייקט.
כמנהל פרויקטים, עליך לראות את התמונה המלאה של כל פרוייקט וככל הנראה יצא לך להתקשות בניהול משימה מסוימת שתקעה את הפרוייקט כולו. רוב מנהלי הפרויקטים מתקשים לעקוב אחר כל המשימות שעליהם לעשות ולבסוף מגיעים למצב שהפרויקט יוצא משליטה.
כדי להימנע מכל הכאוס המיותר הזה, עליכם להשתמש בתוכנה לניהול פרויקטים.
מה הכוונה בניהול פרויקטים?
מאז ימי קדם ניהול פרויקטים היה קיים וכלל תכנון ותיאום. בין אם מדובר בעסק קטן, צוות מבוזר או מותג עולמי הוא חייב שיהיה לו תוכנה לניהול פרויקטים.
בעת תחילתו של פרויקט, כל מנהל שאפתן מפתח תקווה גבוהות ומקווה להשיג תוצאות מעולות.
ישנו מאבק מתמשך לראות את הפרויקט גדל מההתחלה והופך למוצר מוגמר ולכן הצורך בתוכנה לניהול פרויקטים הוא הכרחי ואפילו משמש כעמוד התווך של הפרויקט.
כאשר חושבים על תוכנה לניהול פרויקטים אנשים בדרך כלל חושבים שהיא משמשת לניהול המשימות הנדרשות להשלמת הפרויקט, במסגרת לוחות הזמנים שנקבעו על מנת להשיג את התוצאה הרצויה.
תוכנה לניהול פרויקטים מתאימה לפונקציות העיקריות הבאות:
-
פתרונות מבוססי ענן
פתרונות מבוססי ענן הפכו מזמן לפייבוריט של העולם העסקי. היתרון הבולט ביותר של תוכנה לניהול פרויקטים הוא שהשירותים שלה מבוססי ענן. כאשר צוותים העובדים על הפרויקט הופכים מרוחקים ורבים יותר, יש צורך בשיתוף פעולה טוב יותר וטכנולוגיה המבוססת על ענן מאפשרת שיתוף פעולה חלק מכל רחבי העולם בלחיצת כפתור!
מעבר לכך, טכנולוגיות מבוססי ענן חסכוניות יותר בהשוואה לרכישת רישיון עבור התוכנה וקלים יותר ליישום.
-
שילוב מגוון כלים של זרימת עבודה במקום אחד
במקרים רבים אתם עלולים למצוא את עצמכם משתמשים בכלים שונים לפונקציות שונות. כלי אחד שישמש אתכם לתקשר עם לקוחותיכם, כלי שני לניהול משימות וכלי שלישי לשיתוף קבצים וכן הלאה.
שימוש בתוכנה לניהול פרויקטים תאפשר לכם לנהל הכל בצורה טובה ומרוכזת.
- תכנון פרויקט: תכננו את כלל המשימות וקבעו אוטומציות בכדי לפרוש בברור את תוכנית הפרויקט שלכם.
- ניהול משימות: צורו והקצו משימות, מועדים ודוחות סטטוס.
- זמני מעקב: זמן מעקב אחר משימות ויצירת גליונות זמנים.
-
שיתוף פעולה בין הצוותים
כשאתם מנהלים פרוייקט גדול, הצורך בתקשורת מתמדת הוא עצום כי חשוב לוודא שכולם משדרים על אותו הגל. תוכנה לניהול פרויקטים מסייעת בשיתוף פעולה מוצלב בין צוות העובדים באופן שיפשט את עבודתם, את שיתוף המסמכים ומידע חשוב בכדי לבדוק את התקדמות עבודתם וכמה עוד עבודה נותרה להם.
תוכנות לדוגמא:
- שיתוף קבצים: שיתוף מהיר של קבצים, מסמכים ועוד, עם כל אחד מחברי הצוות.
- תקשורת צוותית: תקשורת מהירה בין צוות העובדים, עם תגובות מהירות לפנויות דחופות.
- שיתוף נתוני לקוחות: ארגן את פרטי הקשר שברצונך להוסיף עם קישור לפרויקטים להם הם שייכים ולחשבוניות.
4.שמור על אחריות הצוותים
פרודוקטיביות הצוות תלויה המון פעמים במי אחראי על מה. במידה והצוותים שלכם עובדים על פרויקט משותף דרך תוכנה לניהול פרויקטים, הם ישארו מעודכנים במשימות שלהם ללא כל מאמץ נוסף לעקוב אחר מי עושה מה. הם יהיו מודעים למועדי היעדים שלהם, מה מצופה מהם ואת ההתקדמות שלהם. המנהלים יוכלו להקצות להם משימות אינדיבידואליות ולקבוע להם דדליין, על מנת שירגישו אחריות על ביצוע המשימות, כך ששום גורם לא יוכל למנוע מהם להיות פרודוקטיבים!
5. תיעוד פשוט
אין ספק שתיעוד הנתונים ומסמכים בפרט הוא חלק חשוב בניהול פרויקטים, כיוון שהמסמכים נעים בין דוחות, לתוכניות פרויקט ולקבצים הקשורים למשימות ספציפיות. יש לכם אפשרות לחבר את כל הקבצים שלכם ל-Dropbox ו-Google Drive על מנת לאחסן מסמכים. השימוש בתוכנה לניהול פרויקטים מבטיחה לכם תיעוד קל לקריאה, מסודר ומדויק.
6. הפיכת פגישות למשמעותיות יותר
רוב הפגישות הן משעממות כיוון שהצוותים לעיתים לא מעודכנים בצורה מלאה על יעדי הפגישה, בעזרת תוכנה לניהול פרויקטים תוכלו לקבוע את פגישותכם וגם לארגן אותם מבעוד מועד. מאחר וצוות העובדים, עובדים על הפרויקט, עליהם לקבל תמונה ברורה על יעדי הפגישה ולהקפיד שהפגישה תעניין את לקוחותיהם.
כשתשתמשו בתוכנה לניהול פרויקטים, זה יעזור לכם להפוך את הפגישה לפרודוקטיבית ומהנה יותר עבור הלקוחות שלכם. הנה כמה מהדברים שתוכלו לעשות:
- יצירת פרויקטים המוקדשים לפגישות
- שליחת סדר היום לפגישה מראש.
- לקבוע זמן התחלה וזה סיום של הפגישה.
- יצירת משימות הקשורות לפגישה.
- יצירת הערות לדיון לפרויקטים שונים.
- דיון על פרוטוקולים של פגישות.
- קביעת פגישה צ’ק-אין.
- קביעת פגישה אחד על אחד.
7.מעקב אחר התקציבים
כאשר מנהלים, ראשי צוותים, פרילנסרים, בעלי עסקים ואנשים נוספים צריכים להיות מעורבים בפרויקט, עליהם לנהל באופן שקול את העלויות ולהישאר בתקציב. פרויקט אחד מחוברת לעיתים לפרויקט אחר ויש לו פוטנציאל להשפיע על כל הקמפיין. עם תוכנה לניהול פרויקטים, ניהול תקציבים הופכת לפעולה פשוטה. יש לכם אפשרות לעקוב אחר כל ההוצאות ולהגדיר בזריזות את התקציב שלכם. על ידי השוואה בין התקציב המוערך שלכם לבין ההוצאות שלכם בפועל, תוכלו לשלוט בהוצאות של הפרויקט שלכם.
8. עקבו אחר ההתקדמות והימנעו מצווארי בקבוק
כשעובדים על פרויקטים, הימנעות מצווארי בקבוק דומה למשחק שח- אם תחשבו שניים או שלושה צעדים קדימה, תנצחו. חלק חשוב נוסף בפרויקט הוא צפייה למה שעלול להשתבש ויש מסלול ברור לכל אחד מחברי הצוות.
עבור צוותים שונים, ההסתכלות על מעקב ופרודוקטיביות היא אחרת. האחריות על סינונו של צווארי הבקבוק שעלולים לסכן את הפרויקט כולו, נופלת על ההנהלה. לכן, השימוש בתוכנה לניהול פרויקטים תרכז לכם את המשימות, כדי לעזור לכם לראות כמה הצוות שלכם פרודוקטיבי באמת. בדרך זו תוכלו לעקוב בקלות אחר ההתקדמות של כל אחד מחברי הצוות וקבל סקירה כללית על לוחות הזמנים של הפרויקט.
