דברים רבים שפעם היה נהוג לעשות אותם בפגישה פנים מול פנים או שנדרשה חתימה פיסית על מסמך מסוים למשל על חוזה כלשהו, הפקה של חשבונית מס או קבלה שפעם היה נהוג לתת ביד, הפקה של הצעות מחיר ואפילו קבלה ושליחה של מסמכים מול רשויות המדינה עברו להתנהל בצורה דיגיטלית ואין יותר צורך להגיע פיסית או לשלוח דואר. המעבר להתנהלות בצורה זו הקל מאוד על ביצוע עסקאות, חתימה על חוזים ולהתנהל באופן כללי בצורה פשוטה ונוחה יותר בטח ובטח כאשר מדובר על העולם העסקי בו ככל שללקוח פשוט וקל יותר כך זה טוב יותר עבור שני הצדדים.

מהי חתימה דיגיטלית

חתימה דיגיטלית היא דרך המאפשרת הזדהות ייחודית ואישית המבטיחה את זהות החותם על אותו מסמך בדיוק כפי שחתימה רגילה מהווה אסמכתא שמדובר על אדם מסוים. משתמשים בה בדרך של כרטיס חכם שמאפשר הצפנה ואבטחה של מידע או על ידי שימוש בתוכנה מיוחדת. חתימה דיגיטלית מאפשרת לחתום על מסמכים שונים כמו חשבוניות מס, חוזים שונים, מסמכים שונים של כוח אדם, הסכמי מכר ועוד מבלי להזדקק לחתימה ידנית על אותם מסמכים, מה שבין היתר מסייע לשמירה על איכות הסביבה והתייעלות גם מבחינה של זמן והתעסקות מיותרת כמו הדפסה של המסמך, החתמה עליו אחסון שלו ועוד. לרוב מדובר על חתימה המוטבעת באופן אוטומטי על המסמכים שמונפקים מבלי שצריך לעשות משהו ידני בכל פעם מחדש.

כיצד משתלבת חתימה דיגיטלית במערכת CRM?

מערכת ה- CRM אשר פעמים רבות כוללת בתוכה תוספים שונים, בין היתר לנושא של הפקת מסמכים כמו חשבונית מס, קבלה, הצעות מחיר, חוזים ועוד יכולה לשלב בתוכה את כל הנושא של חתימה דיגיטלית מה שעוזר להפיק את אותם מסמכים הנדרשים ולכלול בהם חתימה מסודרת בלחיצת כפתור ועל פי החוק. לקוח אשר מתקשר ומבקש לקבל הצעת מחיר יוכל לקבל הצעה חתומה בקלות ובמהירות ישירות למייל, לקוחות אשר מחויבים בכרטיס אשראי ומופקת להם חשבונית מס יקבלו את החשבונית החתומה ישירות למייל וכדומה. שילוב של חתימה דיגיטלית במערכת ניהול קשרי לקוחות מסייעת לנהל נכון יותר את כל מה שקשור להפקת מסמכים והמשלוח המהיר שלהם מה שחוסך זמן יקר, מגדיל את הסיכוי לסגור עסקאות שכן הלקוח מקבל במהירות את המסמכים להם הוא מצפה, הכל תוך כדי מעקב ופיקוח מסודר ועם מינימום התעסקות מה שחוסך זמן אדם יקר ובשורה התחתונה חוסך בעלויות.