חלק מהותי מעבודה נכונה ואפקטיבית זה ניהול נכון של הזמן כאשר חלק מניהול זמן זה כל מה שקשור לניהול יומן בטח ובטח כאשר מדובר על תיאום פגישות בין אם עם לקוחות פוטנציאלים, קיימים, פגישות פנים ארגוניות. ישנה חשיבות רבות לניהול יומן פגישות בצורה נכונה בעיקר בארגונים בינוניים וגדולים, בהם יש פעמים רבות צורך לתאם פגישות בין מספר גורמים בארגון, תיאום פגישות והצורך לדעת באיזה חדר ישיבות משתמשים, אפשור ללקוחות לתאם פגישות באופן עצמאי וכדומה.
יומן פגישות, למה יש חשיבות גדולה לניהול נכון שלו
יומן פגישות זוהי אחת הדרכים היעילות לניהול זמן של אדם ושל ארגון. חלק משמעותי בעבודה כולל פגישות עם קולגות, אנשי צוות, לקוחות פוטנציאלים ,לקוחות קיימים, ספקים וכדומה. כאשר משתמשים ביומן פגישות חשוב לקחת בחשבון היכן מתקיימת הפגישה אם זה במשרד או מחוץ למשרד אז צריך לקחת בחשבון גם זמן לנסיעות, אם זה מתקיים במשרד היכן בדיוק ואם זה באחד מחדרי הישיבות חשוב לשריין אותו כך שכולם בארגון שיש להם גישה ליומן ידעו שאותו החדר לא זמין בשעות מסוימות ועוד. יומן פגישות המנוהל בצורה נכונה מאפשר לנצל את זמן העבודה בצורה נכונה ויעילה, לחסוך זמן יקר ובשורה התחתונה להגדיל את הרווחים.
כיצד מערכת CRM תומכת בניהול נכון של יומן פגישות
מערכת CRM היא מערכת חכמה המרכזת מידע נרחב במקום אחד. במסגרת יומן פגישות היא מאפשרת לנהל יומן כך שאם רוצים לתאם פגישה ניתן לדעת מתי כל אחד מהאנשים הנחוצים לפגישה פנוי ולמצוא זמן מתאים לכולם, כאשר יש פגישות עם לקוחות ניתן להגדיר ימים ושעות המתאימים לכך ולקוחות יוכלו לשבץ את עצמם לפגישה מבלי שיהיה צורך ליצור קשר, המערכת שולחת תזכורת למשתתפים בפגישות בהתאם למה שהוגדר כך שהסיכוי לשכוח את הפגישה ולהיעדר ממנה קטן יותר, כאשר משתמשים בחדר ישיבות או חדר מרכזי לישיבה מצגת או פגישה עם לקוח חדש כל הארגון יודע שאותו חדר אינו זמין ויש להימנע מכניסה אליו באותן שעות, אפשר לקבוע עבור סוכני שטח או מנהלים פגישות והם יקבלו עדכון שהפגישה נקבעה והיכן, ניתן לקבל מידע על פגישות יומיות הסתכלות שבועית או חודשית. בסופו של דבר באמצעות יומן פגישות ההתנהלות היא נכונה יותר, מאורגנת יותר, חוסכת זמן יקר ביותר ופעמים רבות גם עוגמת נפש מיותרת שיכולה להיגרם למשל כשמתאמים פגישה עם לקוח חדש ושוכחים אותה מה שיכול לקרות פחות כאשר עובדים עם יומן חכם.
