העולם העסקי עובר שינוי רבים בין היתר גם בכל מה שקשור להתנהלות השגרתית שלו למשל בכל מה שקשור לשמירה של מסמכים שונים הקשורים לעסק, ללקוח, לעובדים ולספקים. השינוי המשמעותי הוא היכולת לאחסן מסמכים בענן במקום שיהיה צורך לשמור עותק פיסי של המסמכים השונים. יותר ויותר ארגונים וחברות עברו למצב בו את כל החוזים והמסמכים השונים של הלקוחות, העובדים, הספקים ואפילו מסמכי הנהלת חשבונות הם מאחסנים בענן במקום לתייק אותם בקלסרים ולשמור אותם פיסית במשרדים.
שמירת מסמכים בענן, מה זה אומר בדיוק
מסמכים שונים זה חלק מהותי מכל עסק בין אם מדבר על חוזים אותם חותמים מול עובדים, לקוחות, ספקים ואפילו הסכמי שיתוף פעולה שונים. עסקים מקבלים, שולחים, משתפים ושומרים מסמכים שונים של הארגון, מה שבעבר הצריך לשמור ולתייק את כל המסמכים בצורה פיסית, זהו דבר שגזל מקום רב ואילץ עסקים רבים להתעסק עם הנושא של היכן לאחסן את אותם מסמכים ולהעסיק כוח אדם שיטפל בכך, היום כל הנושא של אחסון מסמכים הפך לפשוט וקל יותר שכן מסמכים רבים נשמרים בענן. שמירה של המסמכים בענן מאפשרת מצד אחד לחסוך מקום שכן אין צורך בקלסרים וארונות לתיוק, חסכון בנייר ושמירה על איכות הסביבה שכן מסמכים רבים הם דיגיטליים ולא מדפיסים אותם על נייר, קלות ומהירות של שליחה וקבלת מסמכים חתומים מה שמקל מאוד על לקוחות, ספקים ועוד כאשר כולם נשמרים על הענן וזמינים 24 שעות ביממה 7 ימים בשבוע.
כיצד מערכת CRM תומכת בכל מה שקשור להעלאת מסמכים לענן
מערכת CRM עצמה היא מערכת אשר יושבת בענן ולכן בכל מה שקשור למערכת עצמה כל ההתנהלות היא בענן. בשל כך כל המסמכים שמופקים במערכת נשמרים למעשה בענן, מה שמאפשר גישה לכל מסמך רצוי מכל מקום, בכל שעה ולכל אחד שמורשה לכך. מעבר לכך ניתן להשתמש במערכת כדי לשמור ולהעלות מסמכים ישירות לענן למשל מסמכים שלקוחות שולחים אז ניתן להעלות אותם דרך תיק הלקוח ושם זה ישמר ולמעשה כל מידע שרוצים וחשוב לשמור יכול להישמר במערכת. השמירה בענן מאפשרת לשתף את המסמכים השונים עם עובדים נוספים בחברה או עם לקוחות, הכל בהתאם לצורך. המערכת מאפשרת לרכז הכל במקום אחד כך שלא צריך להתחיל לחפש איפה נשמר חוזה מסוים או מסמך מסוים שנשלח משום שהכול שמור במערכת בענן ונגיש בכל שלב ובהתאם לצורך.
