עסקים רבים בונים תוכנית שנתית בה הם מגדירים יעדים ומטרות שונות הן לארגון והן לפי מחלקות ועבור כל עובד. כדי לא להגיע למצב שנגמרת השנה ואז מגלים שמה שבוצע רחוק מהיעדים שהוגדרו, במהלך השנה מתבצעות הערכות שונות והשוואות של איפה דברים עומדים ביחס למה שהוגדר, במטרה לשפר ולשנות את מה שצריך כך שתהיה היצמדות לתוכנית השנתית. אחת מהדרכים לעשות את הבקרה הזו היא על ידי לוחות בקרה חכמים.

לוחות בקרה חכמים, מה זה בדיוק?

לוחות בקרה חכמים – BI, זו דרך מסוימת להצגת נתונים מסוימים על פי נתונים שונים שיש במערכת ה- CRM. הלוחות מציגים בצורה ויזואלית של גרפים, תרשימים שונים ועוד את הנתונים השונים, למשל כמות שיחות נכנסת למוקד, זמן המתנה לכל שיחה, משך זמן של כל שיחה, אחוז סגירת עסקאות לנציג או למחלקה, כמות תלונות של לקוחות, מחזור מכירות של מוצר או שירות מסוים, האם יש עמידה ביעדים שהוגדרו למחלקה או לעובד, מהיכן מגיעים הכי הרבה לידים ועוד. לוחות הבקרה לוקחים את כל המידע שיש במערכת ה- CRM מכלל המחלקות, העובדים והתחומים בהתאם לנתונים שמוכנסים למערכת מפיקים את הדוחות הרלוונטיים בצורה וויזואלית.

למה כדאי לעבוד דווקא עם מערכת CRM?

כדי לקבל החלטות נכונות וחכמות חשוב שתהיה הבנה של כל התמונה ולא יהיה חוסר במידע כזה או אחר. כאשר יש מידע חלקי או חסר למעשה כל החלטה מתקבלת ממקום לא מספיק נכון שכן אם יודעים כמה לידים התקבלו אך לא יודעים מה ההתפלגות ומהיכן הגיעו, או שיודעים רק נתונים כללים של מחלקה מסוימת ולא לפי נציגים יש קושי לקבל החלטות, האם דברים עובדים כפי שצריך או שיש צורך לעשות שינוי והתאמות חדשות כדי לשפר ביצועים ולעמוד ביעדים ומטרות החברה. מערכת CRM שהיא מערכת מאוד חכמה, מערכת המרכזת בתוכה מידע רחב מכל מקור ועבור כל דבר, מאפשרת למעשה להפיק דוחות ולראות מה באמת קורה בעסק בכל רגע ורגע נתון. כאשר רואים למשל שיש נציג שעובד בצורה לא יעילה ולאורך זמן, אפשר לקבל החלטה כיצד לנהוג, אם רואים שיש מחלקה שלא מתפקדת בצורה יעילה ולא עומדת ביעדים שהוצבו ניתן להבין איפה ספציפית הבעיה, לטפל בה ולשפר את התוצאות באופן די מידי. ידע ומידע הם למעשה כוח ומאפשרים לעסק להיות עם אצבע על הדופק ולשמור על התנהלות נכונה מבחינה עסקית לאורך זמן.