בקרה על ההתנהלות של העסק בכל תחום החל מגובה ההכנסות וההוצאות, כמות שיחות יוצאות ונכנסות, אחוז סגירת עסקאות מלידים שהתקבלו, מספר לקוחות חדשים שהצטרפו ומספר לקוחות אשר עזבו ועוד, זהו דבר חשוב ומשמעותי מאוד, משהו שצריך לדעת בכל רגע נתון. הבקרה השוטפת מאפשרת לקבל החלטות ניהוליות איך לפעול, מה לעשות, ממה להימנע וכדומה. המידע הזה חשוב כדי לנהל נכון את העסק ולהיצמד לתוכנית השנתית וליעדים שהוצבו, כמו כן הבקרה מאפשרת לצמצמם נזקים שיכולים להיגרם כתוצאה מעובד שאינו מתאים ויכול לגרום נזקים שונים לעסק, תקלות שיכולות להיות במערכת ניתוב שיחות למשל שלא תמיד שמים לב אליהן ועוד.

מה זה לוחות בקרה?

לוחות בקרה זהו כלי ויזואלי שבאמצעות גרפים ותרשימים עוזר לשקף מידע על נושאים שונים הקשורים לניהול העסק, למשל מידע על אחוז סגירה של עסקות ביחס לכמות שיחות לנציג, כמות שיחות נכנסות ומשך שיחה ממוצעת, מספר קריאות שירות שקיבל כל נציג ועוד. למעשה מידע אשר נמצא במערכת, מידע שהוזן באמצעות שמות, מספרים, נתונים שונים, אפשר לעשות לו ניתוח נתונים ולהמיר אותו למשהו ויזואלי שקל יותר להבין אותו. למעשה מדובר בדוחות של נתונים שונים המתעדכנים בזמן אמת ועוזרים לעקוב בין היתר על תהליכי מכירה המתבצעים החל מספר שיחות שטופלו על ידי כל נציג, כמה סגירות היו בממוצע, זמן שיחה ממוצע ועוד. כאשר מציגים את הנתונים באמצעות לוחות בקרה אפשר לבחור את דרך ההצגה האם זה יהיה באמצעות גרף, טבלאות, תרשים עוגה ועוד.

איך משתמשים בלוחות בקרה במערכת CRM למיקסום הפעילות העסקית?

מערכת CRM מרכזת בתוכה מידע רחב ומגוון. אפשר למצוא מידע על לידים שונים, עסקאות שנסגרו, שיחות שהתקבלו וכמה זמן נמשכה כל שיחה, נתונים על לקוחות חדשים ועל לקוחות שעזבו, נתונים של הכנסות מעסקאות שונות, כמה הצעות מחיר נשלחו וכמה חזרו חתומות, אילו יעדים ומטרות הוגדרו ואיפה עומד הארגון ביחס למה שהוגדר, כמה קריאות שירות התקבלו מי טיפל בהן ותוך כמה זמן ועוד. המידע הזה הוא מידע חשוב שכאשר יודעים אותו בזמן אמת אפשר לדעת מה בדיוק קורה בעסק ולפעול כדי לשנות, לשפר ולתקן דברים. משום שמרבית האנשים מבינים טוב יותר המחשה ויזואלית יותר מאשר המחשה של מספרים כלליים מערכת CRM מאפשרת להשתמש בלוחות בקרה עם הנתונים השונים שנצברו בתוכה ולהבין מה בדיוק קורה, איפה יש בעיה שכדאי לתת לה התייחסות.